Автоматизация заказа товара является одним из базовых процессов, наряду с автоматизацией складских запасов и кассового модуля.

Автоматизация аптеки может не включать использование передовых технологий для заказа товара у поставщика. Давайте рассмотрим функции заказа товаров и возможности автоматического расчета заказа поставщикам с помощью программы для аптеки.

Так как заказ лекарственных препаратов поставщикам является одним из звеньев цепочки товародвижения, перечислим параметры, которые должны учитываться в процессе движения лекарственных средств по аптеке:

-  расчет потребности в товаре для аптеки с целью предложения покупателям широкого ассортимента товаров, избегая накопления непроданных лекарств на складе;

- выбор наиболее выгодного ценового предложения от поставщика лекарственных препаратов;

- стремление к увеличению скорости товарооборота в аптеке;

- исключение лекарств с истекшим сроком годности и фальсификатов.

Конечно, опытный руководитель или заведующая аптекой могут «на глаз» определить потребность в товаре для составления заказа поставщикам. Однако, учитывая широкий ассортимент лекарственных препаратов, постоянное появление новых поставщиков лекарственных средств, дефицит времени и многие другие особенности современного аптечного бизнеса, очевидны сложности, которые могут возникнуть перед заведующей аптеки при формировании заказа товара без помощи программы для аптеки. Если учесть, что заказ товара может происходить ежедневно или через день, выгодность автоматизации аптеки становится очевидной.

Для составления заказа товара необходимо знать потребность аптеки в лекарственных средствах. Составление заказа товара начинается с расчета средней продаваемости лекарств и дефектуры. С помощью программы для аптеки можно автоматически выявить количество проданных товаров, их среднюю продаваемость за какой-то период, а также лекарственные средства, которые в скором времени будут в дефиците. Кроме того, программа для аптеки поможет рассчитать количество товаров, необходимое для заказа.

При составлении заказа необходимо учитывать не только среднюю продаваемость препаратов и дефектуру, но и сезонные колебания продаж, выявлять препараты-лидеры и аутсайдеры продаж. Это можно делать с помощью аналитических функций программы для аптеки. С помощью АВС – анализа вы сможете определить группу самых продаваемых товаров и товаров, которые лучше исключить из заказа. XYZ – анализ предоставит данные о сезонных колебаниях в продажах, например, весной продажа препаратов, которые помогают справиться с аллергией, будет возрастать по сравнению с зимой.

После определения потребности препаратов, которые необходимы для заказа, можно выбрать наиболее выгодное ценовое предложение от поставщика. В некоторых программах для аптек есть возможность фильтрации товаров по стоимости, которую предлагает поставщик. Сравнение цен поставщиков без помощи автоматизации аптеки может занять продолжительное время, а с программой для аптеки это занимает несколько минут. После завершения составления заказа можно отправить его поставщику автоматически в программе для аптеки.

Программа для аптеки позволит не только сформировать и выгрузить заказ поставщику, но и получить электронные накладные от поставщика.

Преимущество использования электронных накладных в том, что заведующая, ожидая товар, может провести расценку лекарств. Как только товар окажется в аптеке, необходимо будет только сверить наличие препаратов и утвердить приходную накладную, после чего препараты могут сразу поступить в продажу.