Процесс работы аптеки жестко регулируется со стороны законодательства РФ, так что любое мелкое несоблюдение порядка (например, в величине наценки) может грозить значительным штрафом для аптечного предприятия. Подобное положение дел увеличивает значимость автоматизации аптек и строгого учета товародвижения. Любая программа автоматизации аптек должна быть сертифицирована в соответствии с правилами региональных органов здравоохранения. Программа для аптеки должна быть совместима с широким кругом оборудования для эффективного внедрения новых процессов в деятельность аптеки.

Многие аптечные комплексы небольших размеров, то есть представляют из себя либо одну аптеку, либо несколько аптек и аптечных киосков. Для таких небольших аптечных сетей наиболее выгодным решением является постепенное внедрение отдельных модулей программы для аптеки. Вначале происходит выбор базовых модулей, для обеспечения автоматической жизнедеятельности аптеки, затем аптека может заказать дополнительное программное обеспечение, например, дисконтную систему, которая поможет в привлечении покупателей. Базовыми в автоматизации аптеки являются модули склад, заказ товара, касса. Кроме того, любая программа автоматизации аптек должна иметь возможность импортировать на компьютер аптеки информацию из городских справочных служб. Из дополнительных модулей можно особо отметить функцию проведения анализа данных продаж. Модуль включает в себя abc- и/или xyz-анализ.

К основным проблемам автоматизации аптек можно отнести следующие:

- Недостаток оборотных средств – особенно эта проблема распространена среди государственных аптек.

Государственные аптеки не в состоянии купить программу для аптеки, поэтому они используют либо дешёвые, либо бесплатные программы, которые частично автоматизируют процесс работы аптеки.

- Ещё одна трудность в работе аптек возникает при приёме лекарственных средств – необходимости присваивать внутренний штрих-код товарам. Особую сложность вызывает регистрация льготных рецептов. Поэтому, выбирая программу для аптеки, необходимо проверить, возможна ли интеграция функции учёта льготных рецептов с другими модулями программного обеспечения.

- Немаловажным является отношение персонала к автоматизации аптеки. Руководителю необходимо донести важность процесса внедрения программы для аптеки и обучения персонала работе с ней. Персонал привык работать в отсутствии подобных нововведений, поэтому вначале может негативно воспринять грядущие изменения. Очень важно сделать работников аптеки союзниками в процессе повышения эффективности работы аптеки с помощью программы для аптеки, в противном случае ситуация внедрения программного обеспечения может затянуться.

Кроме того, необходимо распределить весь персонал на отдельные категории, нельзя, например, одинаково обучать работе с новой программой первостольника, директора и заведующего аптекой. Для каждого из них должен быть разработан отдельный комплекс мероприятий по обучению работе с программой для аптеки.

Таким образом автоматизация аптеки или аптечной сети – это сложный процесс, в котором задействовано много людей – директор, персонал, компания-разработчик программы для аптеки. Подходить к автоматизации аптеки нужно тщательно, взвесив все «за» и «против» при выборе программы автоматизации предприятия. Несмотря на сложности, возникающие в процессе автоматизации аптеки, внедрение информационных технологий в работу любой компании – это необходимость. Без программы автоматизации аптеки уже не обойтись.