Следующий важный вопрос:

Что нужно знать для успешного внедрения программы для аптек?

Каждая программа для аптек отличается своими функциональными возможностями от других, однако они все содержат основной набор задач:

1. Заказ товара у поставщиков;

2. Расчёт дефектуры;

3. Ведение склада.

После осуществления автоматизации аптек с помощью базовых модулей программы для аптеки происходит заказ товара, формирование электронных накладных поставщиков, анализ запасов и выделение наиболее востребованного товара, управление документами товародвижения, формирование первичной отчётности, просмотр текущего наличия, контроль сроков годности и т.д.

Однако программы автоматизации аптек не универсальны. Это означает, что перед внедрением новых технологий в любой аптеке, нужно подумать о её особенностях, о целях и задачах, стоящих перед руководителем.

Особенности вашей аптеки – какая она?
Существует несколько классификаций аптек: по характеру деятельности (производственные и аптеки готовых лекарственных форм), по характеру отпуска (аптека, аптечный пункт, аптечный киоск), по масштабности (аптека, мелкая аптечная сеть – 3-20 аптек, средние аптечные сети – 20-100 аптек, глобальные аптечные сети – в них входят несколько частей, с региональным самоуправлением), по сециализации (аптека-бутик, аптечный супермаркет, интернет-аптека, гомеопатическая аптека, аптека матери и ребёнка, и т.д.).

В зависимости от характера деятельности, масштабности, специализации, расположения и многих других критериев происходит выбор дополнительных функциональных возможностей программы автоматизации аптек.

К дополнительным функциональным возможностям относят:

1. аналитика  (ABC, XYZ анализ) – помогает выделить наиболее продаваемые товары и сезонные колебания в реализации продукции;

2. экспорт в городские справочные службы;

3. дисконтная программа – система скидок и бонусов;

4. учёт отозванных серий лекарственных средств;

5. ценообразование;

6. льготные рецепты;

7. связь между офисом и аптекой.

Дополнительные модули предназначены для помощи быстро развивающимся аптекам и сетям аптек. Без них можно обойтись, однако они необходимы для повышения  результативности ведения аптечного бизнеса.

Каковы требования к программам автоматизации аптек?

К базовым требованиям, предъявляемым к программе для аптек можно отнести:

1. простоту в использовании – возможность быстро обучить персонал;

2. надёжность – слаженность работы отдельных модулей;

3. доступная цена;

4. услуги технической поддержки;

5. возможность доработки программы автоматизации аптек;

6. поддержка дополнительного оборудования.

В настоящий момент происходят серьёзные изменения в аптечном бизнесе. Происходит стремительный рост компаний, слияние малых аптечных сетей, поглощение большими аптечными сетями меньших. Снижается число независимых аптек. Существование и эффективное развитие аптечной сети становится невозможно без применения программы для аптек. Это ведёт к потребности в централизованном и гибком управлении ассортиментом товара, использовании программ по изучению спроса и оптимального сбыта продукции, учётом ценообразования в аптеке. В то же время предъявляются высокие требования к надёжности работы программы автоматизации аптек для предотвращения возрастания затрат, связанных с использованием программы.

В фармбизнесе недавно появилась такая услуга как аутсорсинг – это передача компанией некоторых  бизнес-процессов или задач производства другой компании, имеющей опыт в данных сферах. Аутсорсинг предполагает длительное сотрудничество компании-заказчика и сопровождающей компании. В аптечном деле услуги аутсорсинга могут заключаться в распределении запасов товаров, процессом наценки, программами анализа рынка и продвижения товаров.  В этом случае аптеки являются независимыми в юридическом и финансовом плане, приобретают привилегию считаться аптечной сетью при предъявлении цен закупок у поставщиков. Для единичных аптек при процессе автоматизации аптеки достаточно функций ведения первичной документации и отчётов, записи товара в приход,  печать ценников и накладных поставщиков. Помимо аутсорсинга существует возможность дистанционного сопровождения заказчиков. В этом случае независимая аптека выигрывает в сокращении затрат на вызов специалиста, а аптечная сеть, кроме снижения затрат на вызов специалиста, получает возможность удалённого взаимодействия между отдельными аптеками.

Перечислим плюсы, которые приносит автоматизация аптеки.
Во-первых, снижается количество рутинно работы, что играет позитивную роль при дефиците сотрудников, нет необходимости в кадровом увеличении. Во-вторых, растёт оборот товара, уменьшаются затраты, увеличивается прибыль. В-третьих, увеличивается количество продаж и процесс развития компании в целом, растут обороты на десять – сорок процентов, ассортимент лекарственных средств становится шире. В-четвёртых, появляются различные возможности в пресечении злоупотреблений – программа автоматизации аптеки помогает контролировать протекание основных процессов и оборот лекарственных средств внутри аптечной системы. Наконец, в-пятых, в программах автоматизации аптек есть учёт серий лекарственных средств, которые были забракованы. Это предотвращает продажу отозванных серий лекарственных препаратов и товаров с истёкшим сроком годности.